Вимоги до оформлення документів, що подаються для державної реєстрації, визначено статтею 15 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань», а саме:
документи мають бути викладені державною мовою та додатково за бажанням заявника – іншою мовою (крім заяви про державну реєстрацію);
текст документів має бути написаний розбірливо (машинодруком або від руки друкованими літерами);
документи не повинні містити підчистки або дописки, закреслені слова та інші виправлення, не обумовлені в них, орфографічні та арифметичні помилки, заповнюватися олівцем, а також містити пошкодження, які не дозволяють однозначно тлумачити їх зміст;
документи в електронній формі мають бути оформлені відповідно до вимог, визначених законодавством;
заява про державну реєстрацію підписується заявником. У разі подання заяви про державну реєстрацію поштовим відправленням справжність підпису заявника має бути нотаріально засвідчена;
рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, що подається для державної реєстрації змін до відомостей, що містяться в ЄДР, викладається в письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальним) зборами).
Справжність підписів на такому рішенні нотаріально засвідчується обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів, крім рішень, створених на порталі електронних сервісів або за допомогою Єдиного державного веб-порталу електронних послуг та підписаних з використанням кваліфікованого електронного підпису, а також інших випадків, передбачених законом.
Слід враховувати, що зазначені приписи про нотаріальне посвідчення достовірності підпису не поширюються на державну реєстрацію змін до відомостей про державний орган, орган місцевого самоврядування, громадське об’єднання чи благодійну організацію, що містяться в ЄДР, а також на державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну. особа, яка вноситься з розпорядчого акта державного органу, органу місцевого самоврядування.
Справжність підписів на рішенні, яке подається для державної реєстрації змін до відомостей про громадське об’єднання або благодійну організацію, що містяться в ЄДР, нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об’єднання або благодійної організації.
Рішення про припинення юридичної особи має містити відомості про персональний склад комісії з припинення (комісії з реорганізації, ліквідаційної комісії), її голови або ліквідатора, реєстраційні номери облікових карток платників податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право платежі за серією та номером паспорта), про порядок та строк заяви кредиторами своїх вимог.
Установчий документ юридичної особи, положення, регламент, список суддів постійно діючого третейського суду, статут (становище) громадського формування, який не має статусу юридичної особи, договір (декларація) про створення сімейного фермерського господарства повинен містити відомості, передбачені законодавством, та відповідати законодавству.
Установчий документ юридичної особи (крім державного органу, органу місцевого самоврядування, юридичної особи, створеної та чинної на підставі модельного статуту) викладається в письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів ( у разі прийняття такого рішення загальними зборами, крім випадків заснування юридичної особи). Справжність підписів у такому документі, викладеному у письмовій формі (крім юридичної особи, створеної на підставі розпорядчого акта державного органу, органу місцевого самоврядування), нотаріально засвідчується, крім випадків, передбачених законом.
Зверніть увагу, що вимоги щодо нотаріального посвідчення справжності підпису не поширюються на державну реєстрацію створення юридичної особи (крім створення внаслідок виділення, злиття, перетворення, поділу) на державну реєстрацію, що проводиться на підставі установчого документа юридичної особи, створеного на порталі електронних сервісів або з використанням Єдиного державного веб-порталу електронних послуг та підписаного з використанням засобів електронної ідентифікації з високим рівнем довіри, а також державної реєстрації громадського об’єднання, благодійної та релігійної організації, професійних спілок, їх об’єднань, організацій профспілок, передбачених статутами профспілок та їх об’єднань.
Справжність підписів на установчому документі громадського об’єднання чи благодійної організації нотаріально засвідчується лише за наявності такої вимоги до установчих документів відповідного громадського об’єднання чи благодійної організації.
Установчі документи банків, інших юридичних осіб, які згідно із законом підлягають погодженню (реєстрації) відповідно, Національним банком України, іншими державними органами, подаються з позначкою про їх узгодження відповідним органом.
Внесення змін до установчого документа юридичної особи, положення, регламент, список суддів постійно діючого третейського суду, статут (становище) громадського формування, що не має статусу юридичної особи, оформляється шляхом викладення його у новій редакції.
Передавальний акт (при злитті, приєднанні, перетворенні) та розподільчий баланс (при розділі чи виділенні) юридичної особи повинні відповідати вимогам, встановленим законом. Справжність підписів на передавальному акті та розподільчому балансі юридичної особи нотаріально засвідчується обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів, крім випадків, передбачених законом.
Зазначене правило у частині нотаріального засвідчення справжності підпису не поширюється на державну реєстрацію державного органу, органу місцевого самоврядування, громадського об’єднання, благодійної та релігійної організацій на державну реєстрацію, що проводиться на підставі передавального акта або розподільчого балансу в електронній формі, підписаного з використанням засобів електронної з високим рівнем довіри, і навіть юридичної особи, створеного виходячи з розпорядчого акта державного органу, органу місцевого самоврядування.
Справжність підписів на передавальному акті та розподільчому балансі громадського об’єднання або благодійної організації на державну реєстрацію, що проводиться на підставі передавального акта або розподільчого балансу в електронній формі, підписаного з використанням засобів електронної ідентифікації з високим рівнем довіри, нотаріально вимоги в установчих документах відповідного організації
Документи, видані відповідно до законодавства іноземної держави, мають бути легалізовані (консульська легалізація або проставлення апостилю) у встановленому законодавством порядку, якщо інше не встановлено міжнародними договорами.
Документ, викладений іноземною мовою, має бути переведений державною мовою з посвідченням вірності перекладу з однієї мови на іншу або підпису перекладача в установленому законодавством порядку.
Зображення та опис символіки мають бути оформлені з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству.
Якщо оригінали документів, необхідних для державної реєстрації речових, відповідно до законодавства залишаються у справах державних органів, які їх видають органів місцевого самоврядування, заявник представляє копії документів, оформлені такими органами відповідно до законодавства.
За матеріалами, опублікованими на сайті Східного МУМЮ у м. Харків