Фізичні особи – підприємці зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, що використовуються для обчислення та сплати податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Вимоги щодо зберігання первинних документів встановлені п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).
Такі первинні документи зберігаються щонайменше 1095 днів із дня подання податкової звітності, упорядкування якої вони використовуються.
У разі ліквідації платника податків первинні документи за період діяльності не менше 1095 днів, що передували даті його ліквідації (що зберігалися в органі ДПС), у встановленому законодавством порядку передаються органом ДПС до архіву.
Зазначені строки зберігання первинних документів продовжуються в період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 ПКУ.
Звертаємо увагу, що при заповненні податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця використовуються дані Книги обліку доходів або Книги обліку доходів та витрат, тому їх показники мають бути підтверджені первинними документами, які мають право вивчати та перевіряти контролюючі органи під час проведення перевірок . 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 ПКУ.
Водночас, за незабезпечення зберігання первинних документів до платників можуть бути застосовані штрафи відповідно до п. 121.1 ст. 121 ПКУ.
Так, незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення та сплати податків та зборів протягом встановлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, одержаних з Єдиного реєстру податкових накладних) або їх копій при здійсненні податкового контролю – тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 1020 гривень.
Ті ж дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – спричиняють накладення штрафу у розмірі 2040 гривень.
Відповідно до роз’яснень, опублікованих на сайті Головного управління ДПС у м. Києві